פיתוח מערכת לתיעוד פניות תושבים למוקד העירוני, המערכת נבנתה בפרק זמן קצר יחסית, לצורך מתן פתרון זמני עד לכניסת מערכת CRM קבועה.
כחלק ממתן שירות לתושב בעיר, העיריה מפעילה מוקד פניות עירוני המאפשר קבלת שיחות טלפון מתושבים המעוניינים לדווח על ליקוי כל שהו הקיים בעיר או סתם לקבל מידע רלוונטי בנושא מסוים. ליקוי מסוים בעיר או תלונה שאינם מטופלים כראוי, גורמים לחוסר שביעות רצון מצד התושבים ולתסכול רב.
לשם מתן מענה ראוי לתושבים המוקדנים המתפעלים את המוקד משתמשים במערכות שונות ומגוונות, אחת המערכות החשובות הינה מערכת לתיעוד פניות של התושבים כולל איסוף פרטי זיהוי רלוונטיים נוספים, דיווח לגורם המטפל וליווי עד למתן פתרון מתאים וסגירת הפניה, מערכת מסוג זה יוצרת סדר מופתי ומאפשרת תיעוד כל פניה ופניה והתנהלות יעילה.
במקרה שלפנינו הפעלת המוקד הייתה נחוצה באופן מיידי ולא היה זמן להטמיע מערכת CRM משוכללת. כאן נכנסנו אנחנו לתמונה. התאספנו לפגישה קטנה לשם אפיון הדרישות והתחלנו במלאכת כתיבת הקוד. כמובן שלאורך כל הדרך ביצענו תיקונים ושיפורים עד לקבלת גרסה יציבה העונה על הדרישות.
פירוט חלק מאפשרויות המערכת:
- הכניסה למערכת מתאפשרת לאחר הקלדת שם משתמש וסיסמה בשני מסכי אימות שונים לצורך הגנה מיטבית על המידע הקיים.
- המערכת מאפשרת לנציג/ה לתעד את פרטי הפניה / תלונה ולהעביר את פרטי הפניה אוטומטית (במייל) לגורם המטפל על פי שיוך נושא לגורם המטפל.
- הגורם המטפל מקבל במייל את כל הפרטים הנדרשים על מנת שיוכל לטפל בפניה על הצד הטוב ביותר.
- בסיום הטיפול הגורם המטפל מעדכן במייל חוזר למוקד (השב) שהפניה טופלה והאחראי / נציג המוקד סוגר את הפניה ומתעד כיצד טופלה הפניה.
- המערכת מציגה את כל הנתונים במסך תצוגת נתונים עם כל פרטי הפניות כגון: ת.ז, שם, מיקום, פירוט הפניה וכו'
- המערכת מאפשרת לבצע חיפוש פניה על ידי מילת חיפוש / מספר פניה / מספר ת.ז ועוד… במסך תצוגת הנתונים.
- המערכת מאפשרת בלחיצת כפתור להוריד קובץ Excel עם כל הנתונים המופיעים במסך כמו כן מאפשרת בלחיצת כפתור להעתיק את כל הנתונים ולהדביקם היכן שרוצים, בנוסף ניתן בלחיצת כפתור להדפיס את הנתונים (פיזית).
- אפשרות נוספת הקיימת במערכת היא יצירת גיבויים אוטומטיים של כל הנתונים לקובץ בתקייה ייעודית לכך.
- המערכת אינה עובדת עם בסיס נתונים ובכך מאפשרת גמישות ושכפול מהיר לצורך שימוש חוזר בדומיינים אחרים במידת הצורך.
- יתרון נוסף הקיים למערכות מסוג זה הוא שניתן להתחבר אליהן מכל מקום ובכל זמן
ניתן לפתח מערכת מורכבת יותר העובדות עם בסיס נתונים (MySQL) ועם עוד המון אפשרויות המתאימות בדיוק לדרישת המבקש, אך שוב במקרה הנוכחי היה צורך בפתרון מהיר ויעיל שייתן מענה זמני (למשך מספר חודשים) עד לכניסתה והטמעתה של מערכת ייעודית שכבר נרכשה.
אם גם אתם זקוקים למערכת כל שהיא שתאפשר לכם ניהול טוב יותר של העסק ובכך תחסוך לכם זמן יקר ותאפשר ארגון של המידע בצורה מסודרת יותר, פנו אלינו עוד היום על מנת שנמצא יחד את הפתרון היעיל ביותר עבורכם ועבור העסק שלכם.
טכנולוגיות עיקריות שנעשה בהם שימוש: PHP, PHPMailer, jQuery, JavaScript ועוד…
